货代海运出口单证注意事项(二)

　　我们对很多客户采取付款买提单，即收到预付运费或者本地费用之后，才将提单交给客户。如果公司确认客户传真的付费凭证即水单，要注意核对帐号金额。给出提单的时候要再次整理一下文件，确认客户的提单形式。不好意思的是，我当初经常做些把正本提单寄给要求电放的客户、或者把提单电放给要求正本的客户这种事情。忙碌的时候，很容易把这个人对自己说过的话错记成那个人说的。所以客户的任何要求，都应该留下书面的确认或者自己的记录。在决定做某件事之前，多花几秒钟找一下记录，避免日后花更多的时 间补救。

 

　　费用一般由操作或者客服确认，单证要做的就是将费用准确输入系统。选择各项费用币种的时候一定要仔细，不要出现错误。事先确认好客户要求开发票的抬头。很多客户的发票抬头并不是自己公司名称。单证应该勤劳一些，任何不能百分之百确定的问题都要确认清楚，多做一步并不难，可以避免繁琐的修正步骤。

 

　　如果是指定货，单证要记得拿到订舱单位给的提单(MB/L)后，尽早和给客户的提单(HB/L)以及开给海外代理的帐单(DEBIT NOTE)一并发送给代理，不要等到被催促才做。建议使用扫描，察看是否字迹清晰。海外代理有任何问题反馈，要认真对待，不能拖延回复任何一次邮件的时 间。

 

　　万一遇上因为提单确认中出现的问题而导致提单最后需要修改，要及时。无论做什么，很关键的一步就是把任何经手的文件复印留底。这样事后出现问题容易确认责任。当然，在货代这个行业里，或者在很多行业，我想都是一样的。有一点不怎么道德但我们还是很有必要去做的就是：记得尽可能将责任推给别人，可以是客户，可以是订舱单位，可以是仓库，可以是车队，可以是代理。总之不是自己同事就好。错误当然要努力避免，但是一旦已经犯错，我们必须在吸取教训的同时努力将这件事情变得完美起来。我曾经在把正本提单寄给要求电放的客户之后，将客户的电放保函扔掉，然后说不曾收到过。赫赫，当然这就成了客户的责任。但是也提醒我们重要的一点：传真件送出之后记得电话确认，这样对方赖掉的概率又少了很多，赫赫。很多时候，确认责任是为了确认承担额外费用的对象。但如果碰到责任难以界定，客户又不愿意承担费用的时候，我们依然要尽可能让客户相信主要责任在于他，虽然我们也有责任，但占很小部分，而我们愿意为客户承担这次费用，以补偿我们小小的责任。这么一来，客户因为不必承担费用向向公司交代而感激你，又因为你如此在意自己的一小部分责任而尊重你，还因为他自己在你的“教导”下相信自己付主要责任而感到一些内疚。这样你跟客户之间的关系又上了一层楼。当然，不提倡以这种方式来企图拉近客户与你之间的距离，赫赫。 虽然单证负责的工作是有限的，但是依然有义务了解客户对本公司各个环节的意见和建议。货代人员应该都是态度积极主动的。永远要把事情想在别人之前，不要坐在电脑前被动地等别人打电话给你。做单证也是有前途的。可以转向做操作，也可以做一个资深单证。以前公司里有个单证主管，做的事情虽然依然只是这些，但对每一步都非常精通。甚至客户会特意来向她请教结汇的问题。无论你身处哪个位置，热情地去做，总是件好事情。